Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

La CdC du Pays Foyen recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps complet. Il s’agit d’un poste mutualisé, composé de deux mi-temps :

• Un mi-temps d’agent d’accueil au sein du service d’Aide et d’Accompagnement à Domicile (SAAD) du Centre Intercommunal d’Action Sociale (CIAS) ;
• Un mi-temps d’agent administratif au sein du service Finances de la Communauté des Communes du Pays Foyen.

Structure d’appartenance et hiérarchie :
CIAS du Pays Foyen                                                                
N+1 : Coordinateur Social - Manager de Proximité

CDC du Pays Foyen
N+1 : Responsable adjointe du Pôle Finances

Missions mi-temps agent d'accueil :

• Accueillir physiquement, traiter les appels téléphoniques des agents, des bénéficiaires et des partenaires et suivre le courrier

• Suivre et réajuster quotidiennement les plannings via le logiciel métier Implicit (arrêts maladies, congés annuels, formations, modifications de planning diverses) en informant les bénéficiaires et les agents

• Créer et maintenir le lien avec les familles des bénéficiaires (anniversaires, suivi des hospitalisations, condoléances)

• Faire le lien entre les agents, les bénéficiaires et la hiérarchie du SAAD

• Faire la mise en place et la maintenance des badges des bénéficiaires (encoder les nouveaux, ré-encoder si besoin ceux déjà en place etc.)

• Suivre la gestion logistique du SAAD (commande fourniture : badges, téléphones, blouses, gants, etc.)

• Réceptionner les prises en charge des bénéficiaires, les renseigner dans le logiciel métier Implicit

• Suivre le portage repas (réception des demandes, mise en place, suivi, liaison)

• Faire la mise en place, la maintenance et former à l’utilisation du téléphone professionnel et de la console Domatel

Missions mi-temps agent administratif :

• Réaliser les opérations courantes de comptabilité (engagements, mandats, titres etc) sur l’ensemble des budgets communautaires en dématérialisant les pièces comptables correspondantes

• Participer à la facturation et suivi de l’activité des services Enfance Jeunesse, du SAAD, du portage de repas, de la MARPA

• Participer à la facturation du SPANC

Missions annexes du poste :

• Assurer l’astreinte administrative : suivant un roulement avec l’équipe en place, vous assurerez l’astreinte de 7h à 9h et de 17h à 21h du lundi au vendredi ainsi que de 7h à 21h le week-end

• Suivre mensuellement les heures des agents

• Assurer la continuité de service du poste de l’agent d’accueil : vous assurerez, en suppléance, la continuité de service de l’agent d’accueil